Πολιτική Καταπολέμησης της Δωροδοκίας και της Διαφθοράς

Πολιτική Καταπολέμησης της
Δωροδοκίας και της Διαφθοράς

Ποιους αφορά;

Οι απαιτήσεις της Πολιτικής αφορούν τα Μέλη της Διοίκησης, τους εργαζόμενους (ανεξαρτήτως θέσης εργασίας, επιπέδου μόρφωσης, διάρκειας εργασίας σχέσης εργασίας), συμβούλους, υπεργολάβους, μέλη κοινοπραξίας, συνεργάτες και κάθε άλλο πρόσωπο (νομικό ή φυσικό) σχετιζόμενο με την εταιρεία και με οποιεσδήποτε από τις συνδεδεμένες εταιρείες της.

Τι είναι δωροδοκία;

Δωροδοκία είναι η προσφορά, υπόσχεση ή πληρωμή χρημάτων, δώρων ή οτιδήποτε προσφέρεται σε πρόσωπο με θέση επιρροής, προκειμένου να επηρεασθούν η συμπεριφορά, οι αποφάσεις, οι πεποιθήσεις του ή να αποκτηθεί ένα παράτυπο πλεονέκτημα.

Δωροδοκία συνιστά και η αίτηση ή αποδοχή µη οφειλομένου πλεονεκτήματος οποιασδήποτε φύσης, ή αποδοχή της υπόσχεσης τέτοιου πλεονεκτήματος.

Η δωροδοκία μπορεί να έχει οποιαδήποτε μορφή, όπως: πληρωμές σε χρήμα ή σε είδος, πλαστή εργασία ή «συμβουλευτική» σχέση, πολιτικές συνεισφορές, χορηγίες και δωρεές, δώρα, ταξίδια, φιλοξενία, αποζημίωση δαπανών

Είναι αδιάφορο εάν:

– η δωροδοκία δίδεται απευθείας ή μέσω τρίτου, ή

– δίδεται προς όφελος του αποδέκτη ή κάποιου άλλου ατόμου.

Μία δωροδοκία μπορεί να είναι οικονομική ή μη και μπορεί να περιλαμβάνει την παροχή ή τη λήψη χρημάτων, δανείων, συνεισφορών ή δωρεών, ταξιδιών, προσφορών απασχόλησης, επιστροφών, μειώσεων, αγαθών, υπηρεσιών ή καθετί άλλο που μπορεί να θεωρηθεί ότι έχει αξία. Τα δώρα ή η ψυχαγωγία μπορούν να θεωρηθούν μορφές δωροδοκίας υπό ορισμένες συνθήκες. Μία δωροδοκία μπορεί επίσης να λάβει τη μορφή «ανταμοιβής» και να καταβληθεί μετά την ολοκλήρωση της ανάρμοστης εκτέλεσης του σχετικού καθήκοντος ή της υποχρέωσης

Δεν θα πρέπει να υπάρχει εμπλοκή σε καμία υπόθεση δωροδοκίας. Για το λόγο αυτό σε καμία περίπτωση δεν είναι αποδεκτή η αποδοχή, προσφορά, υπόσχεση οποιουδήποτε αντικειμένου αξίας, οποιουδήποτε οικονομικού ή άλλου πλεονεκτήματος σε ή από οποιονδήποτε που θα μπορούσε να επηρεάσει τις δραστηριότητες της εταιρείας. Ειδική προσοχή θα πρέπει να επιδεικνύεται σε περιπτώσεις μελών της οικογένειας, συγγενών ή προσώπων που σχετίζονται με δημοσίους υπαλλήλους ή/και πολιτικούς.

Δημόσιοι Υπάλληλοι

Ως δημόσιοι υπάλληλοι νοούνται όχι μόνο οι υπάλληλοι οποιασδήποτε εθνικής, περιφερειακής, τοπικής ή άλλης κρατικής αρχής αλλά και οι ιδιώτες που ενεργούν προσωρινά υπό κρατική ιδιότητα για λογαριασμό ή εκ μέρους οποιασδήποτε τέτοιας κρατικής οντότητας (όπως ένας σύμβουλος εταιρείας ή υπηρεσίας στην οποία το Δημόσιο κατέχει ένα συμφέρον).

Δώρα

Δεν επιτρέπεται η παροχή δώρων (οποιασδήποτε μορφής) άμεσα ή έμμεσα, σε πρόσωπο με αντάλλαγμα οποιοδήποτε πλεονέκτημα, επηρεασμό ενέργειας ή απόφασης, ευνοϊκή μεταχείριση ή την άσκηση επιρροής προς όφελος της εταιρείας.

Η λήψη δώρων, από προμηθευτές επιτρέπεται μόνο εάν διατηρείται η σχέση ίσων αποστάσεων. Υπερβολικά ή πολυτελή δώρα που μπορεί να δίνουν την εντύπωση ανάρμοστης άσκησης επιρροής δεν γίνονται αποδεκτά. Πρέπει να εξετάζεται πάντοτε κατά πόσον το δώρο που θα ληφθεί μπορεί να θεωρηθεί υπερβολικό ή ανάρμοστο ή μπορεί να συνεπάγεται ή να υπονοεί την ανάληψη οποιασδήποτε υποχρέωσης. Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να ζητούνται δώρα από προμηθευτή. Δώρα με τη μορφή μετρητών δεν επιτρέπεται να λαμβάνονται.

Γεύματα, φιλοξενία, ταξίδια, ψυχαγωγία

Η παροχή γευμάτων και φιλοξενίας μπορεί να παρέχεται μόνο κατόπιν έγκρισης από τη Διοίκηση. Σε κάθε περίπτωση η αξία τους θα πρέπει να είναι εύλογη και να εξυπηρετεί μόνο θεμιτούς επιχειρηματικούς σκοπούς.

Τα αποδεικτικά πληρωμής για γεύματα και φιλοξενία διέπονται από τους κανόνες διαχείρισης των εξόδων της εταιρείας. Οι πληρωμές αυτές θα γίνονται κατευθείαν στον προμηθευτή.

Η εταιρεία σε καμία περίπτωση δεν καταβάλλει ούτε αποζημιώνει έξοδα ταξιδιών σε πρόσωπα όπου η συγκεκριμένη παροχή θα μπορούσε να θεωρηθεί ως δωροδοκία.

Γεύματα και δραστηριότητες ψυχαγωγίας που παρέχονται από προμηθευτές επιτρέπονται μόνο εάν διατηρείται η σχέση ίσων αποστάσεων. Πρέπει να εξετάζεται πάντοτε κατά πόσον το γεύμα ή η ψυχαγωγία που θα ληφθεί μπορεί να θεωρηθούν υπερβολικά ή ανάρμοστα ή μπορεί να συνεπάγονται ή να υπονοούν την ανάληψη οποιασδήποτε υποχρέωσης. Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να ζητούνται από προμηθευτή οι παροχές γευμάτων ή δραστηριότητες ψυχαγωγίας.

Φιλανθρωπικές δωρεές, χορηγίες, επιχορηγήσεις

Η εταιρεία μπορεί να πραγματοποιήσει φιλανθρωπικές δωρεές, χορηγίες και επιχορηγήσεις μόνο σε τοπικούς ή περιφερειακούς οργανισμούς / συλλόγους, εκκλησίες προς ενίσχυση ή παροχή βοήθειας εάν απαιτηθεί.

Σε καμία περίπτωση δεν ενισχύεται οργανισμός ή σύλλογος όταν:

Κυβερνητικός αξιωματούχος ή συγγενής του ασχολείται με τον οργανισμό/ σύλλογο.
Ο οργανισμός / σύλλογος στερείται οικονομικής διαφάνειας.
Όταν η ενίσχυση θα μπορούσε να εκτραπεί σε έναν ακατάλληλο δικαιούχο και μπορεί να συνδεθεί με ένα επιχειρηματικό όφελος που επιδιώκεται από τη δωρεά/χορηγία.

Πρέπει να είναι σαφές ότι η προτεινόμενη ενίσχυση δεν είναι ένας συγκαλυμμένος τρόπος παροχής προσωπικού οφέλους σε δημόσιο υπάλληλο ή πολιτικό πρόσωπο.

Μια αποδεκτή ενίσχυση μπορεί να χαρακτηρισθεί ως μη αποδεκτή εάν δίνεται ή έχει συμφωνηθεί σε μια χρονική περίοδο όπου η εταιρεία επιδιώκει την ανάληψη έργου ή γενικά απόκτηση οφέλους από δημόσια υπηρεσία που συνδέεται με το αίτημα.

Πολιτικές δωρεές

Οι δωρεές σε πολιτικά κόμματα, στελέχη πολιτικών κομμάτων και υποψήφιους πολιτικών αξιωμάτων σε οποιοδήποτε επίπεδο δεν επιτρέπονται.

Συνεργασία με τρίτους

Η εταιρεία μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνη για πράξεις δωροδοκίας τρίτων, οι οποίοι ενεργούν για λογαριασμό της, ή για πράξεις δωροδοκίας από εργαζόμενους ή άλλα πρόσωπα που εκτελούν υπηρεσίες για την εταιρεία.

Δεν πρέπει ποτέ να επιτραπεί ή να ζητηθεί από οποιονδήποτε τρίτο να δωροδοκήσει οποιονδήποτε ούτε να δεχθεί δωροδοκία από οποιονδήποτε. Επίσης δεν πρέπει να παραβλέπονται διεργασίες τρίτων που ενεργούν για λογαριασμό της εταιρείας οι οποίες μπορεί να βρίσκονται σε σύγκρουση με την παρούσα Πολιτική.

Προσλήψεις προσωπικού

Κατά την πρόσληψη νέου εργαζόμενου (ειδικά για θέσεις εργασίας που θα αλληλεπιδρούν με δημόσιες υπηρεσίες) θα πρέπει να γίνεται έλεγχος/αξιολόγηση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν ο νέος εργαζόμενος είναι σε θέση να δωροδοκήσει. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να γίνονται προσλήψεις νέου προσωπικού εάν υπάρχει υποψία ότι το πρόσωπο αυτό μπορεί να αποπειραθεί να δωροδοκήσει οποιονδήποτε.

Πριν από κάθε πρόσληψη νέου εργαζομένου, γίνεται έλεγχος για να εξακριβωθεί εάν ο υποψήφιος έχει οικογενειακή ή άλλη σχέση με δημοσίους υπαλλήλους, οι οποίοι είναι αρμόδιοι σε τομείς που σχετίζονται με τα δυνητικά καθήκοντα του υποψηφίου. Η πρόσληψη ενός τέτοιου προσώπου μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι η εταιρεία επιδιώκει να εξασφαλίσει ένα ανάρμοστο πλεονέκτημα.

Σύστημα αμοιβών προσωπικού

Οι αμοιβές του προσωπικού είναι καθορισμένες. Σε περιπτώσεις όπου η εταιρεία θα χορηγήσει αμοιβή πλέον του συμφωνημένου ποσού, ο λόγος θα σχετίζεται αποκλειστικά με την επιπλέον απασχόληση του προσωπικού ή την παραγωγικότητα.

Αδειοδοτήσεις, έλεγχοι από κρατικές υπηρεσίες

Σε κάθε περίπτωση που χρειάζεται να ληφθεί κάποια αδειοδότηση για να εξυπηρετηθούν οι ανάγκες της εταιρείας, θα πρέπει να τηρούνται όλες οι νόμιμες διαδικασίες. Καμία απόπειρα επηρεασμού του αποτελέσματος ή του χρόνου έκδοσης της άδειας, η οποία είναι εκτός του νόμιμου και ηθικού πλαισίου, δεν είναι αποδεκτή από την εταιρεία.

Δεν πρέπει να γίνονται πληρωμές ή παροχές οποιουδήποτε άλλου πλεονεκτήματος σε δημοσίους υπαλλήλους προκειμένου να αποφευχθεί μια επιθεώρηση/έλεγχος, να επηρεασθεί το πόρισμα μιας επιθεώρησης/ελέγχου ή να αποφευχθεί ένα πρόστιμο.

Όλες οι πληρωμές και οι δαπάνες πρέπει να γίνονται σύμφωνα με τους κανόνες διαχείρισης των εξόδων της εταιρείας.

Ξέπλυμα χρήματος

Οι ενέργειες ξεπλύματος χρήματος είναι αντίθετες προς τις αρχές και τις αξίες που διέπουν την εταιρεία.

Η εταιρεία συμμορφώνεται με όλους τους νόμους και κανονισμούς που αφορούν στο ξέπλυμα χρήματος και αναγνωρίζει πως έχει ευθύνη να αναφέρει στις αρμόδιες Ελληνικές Αρχές κάθε συμπεριφορά που κρίνεται ύποπτη.

Σύγκρουση συμφερόντων

Κάθε εργαζόμενος στο πλαίσιο της αποφυγής περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων οφείλει:

Να αναφέρει άμεσα οποιοδήποτε ίδιον συμφέρον ή συγγενούς του το οποίο μπορεί να δημιουργήσει σύγκρουση με τα συμφέροντα της εταιρείας ή τον εμποδίζει να εκτελέσει κατάλληλα τα καθήκοντά του.
Να γνωστοποιεί οποιαδήποτε συγγενική σχέση με προμηθευτές, υπεργολάβους και τρίτα μέρη προκειμένου να αποφευχθεί πιθανή/ ενδεχόμενη περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.
Να μη δημιουργεί κοινά ή αμοιβαία οικονομικά συμφέροντα με προμηθευτές και υπεργολάβους της εταιρείας γιατί έτσι δημιουργείται κίνδυνος σύγκρουσης καθηκόντων.
Να μη δανείζει ούτε να δανείζεται από τους προμηθευτές και τους υπεργολάβους της εταιρείας χρηματικά ποσά.
Να μεταχειρίζεται αντικειμενικά τους προμηθευτές και τους υπεργολάβους, αποφεύγοντας την ευνοϊκή μεταχείριση ορισμένων προσώπων ή την αποθάρρυνση της συνεργασίας με άλλους χωρίς βάσιμο αντικειμενικό λόγο.
Να μην επωφελούνται από την σχέση τους με την εταιρεία, προκειμένου να εξασφαλίσουν πλεονεκτήματα ή άλλα οφέλη για τον εαυτό τους ή τους οικείους τους από προμηθευτές/υπεργολάβους της εταιρείας.
Να αναφέρει εάν έχει συγγενείς ή εμπορικές συνδέσεις με δημοσίους υπαλλήλους που σχετίζονται με τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί από την εταιρεία ή πολιτικά πρόσωπα

Συμμετοχή σε διαγωνισμούς

Σκοπός της εταιρείας είναι η ανάληψη και εκτέλεση όσο το δυνατό περισσότερων δημόσιων έργων σε σχέση με τους διαθέσιμους πόρους της προκειμένου τα έργα να εκτελεσθούν σύμφωνα με τις καθορισμένες απαιτήσεις. Για την επίτευξη του σκοπού η εταιρεία σε καμία περίπτωση δεν παραβαίνει τις απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας αφού οι αρχές λειτουργίας της στηρίζονται στη διαφάνεια, τη νομιμότητα και την ακεραιότητα.

Για το λόγο αυτό η εταιρεία:

Συμμορφώνεται με όσα καθορίζονται στην ισχύουσα νομοθεσία για τη συμμετοχή σε διαγωνισμούς
Δεν θα επιδιώξει να αποσπάσει πληροφορίες από δημοσίους υπαλλήλους προς όφελός της σε σχέση με το διαγωνισμό. Η επικοινωνία γίνεται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
Ποτέ δεν θα έρθει σε συνεννόηση με άλλες εταιρείες του κλάδου για τον καθορισμό των προσφερόμενων τιμών σε διαγωνισμούς

Αν προκύψει ζήτημα ηθικό, επαγγελματικό, νομικό ή οποιασδήποτε άλλης μορφής, το οποίο θέτει σε αμφισβήτηση το κύρος και την αξιοπρέπεια της εταιρείας και των εργαζομένων σε αυτήν, τότε θα πρέπει να ενημερώνεται άμεσα η Διοίκηση της εταιρείας.

Προμηθευτές, υπεργολάβοι, μέλη κοινοπραξίας, συνεργάτες (Τρίτα μέρη)

Τα τρίτα μέρη δεν επιτρέπεται να πραγματοποιούν, να υπόσχονται, ή να εξουσιοδοτούν, αμέσως ή εμμέσως, την αθέμιτη καταβολή χρημάτων ή παροχή οποιουδήποτε αγαθού αξίας σε δημοσίους υπαλλήλους για να τους οδηγήσουν να προβούν σε οποιαδήποτε ενέργεια ή να λάβουν μια απόφαση προκειμένου να αποκτήσουν όφελος.

Κατά την πραγματοποίηση των δραστηριοτήτων τους που σχετίζονται με την εταιρεία, πρέπει να κατανοούν και να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας σχετικά με την καταπολέμηση της δωροδοκίας

Στην περίπτωση που τρίτο μέρος ή κάποιος που ενεργεί για λογαριασμό του σε σχέση με εργασία της εταιρείας, λάβει ή αντιληφθεί αίτημα ή απαίτηση για δωροδοκία σε σχέση με εργασία για την εταιρεία, θα πρέπει να το αναφέρει αμέσως στη Διοίκηση της εταιρείας πριν προβεί σε περαιτέρω ενέργειες.

Κατά τη σύναψη επιχειρηματικών συμφωνιών με τρίτους, η εταιρεία διασφαλίζει τα εξής σε σχέση με την καταπολέμηση της δωροδοκίας:

Την τήρηση των απαιτήσεων της παρούσας Πολικής
Τα τρίτα μέρη δεν έχουν καταδικασθεί για υποθέσεις δωροδοκίας και διαφθοράς
Τη διαμόρφωση διαδικασίας για την παρακολούθηση των συναλλαγών
Το τρίτο μέρος έχει καλή φήμη σε σχέση με τις επιχειρηματικές του δραστηριότητες

Περιπτώσεις όπου:

Το τρίτο μέρος προτείνεται στην εταιρεία από δημοσίους υπαλλήλους ή πολιτικά πρόσωπα
Το τρίτο μέρος έχει συγγενείς ή εμπορικές συνδέσεις με δημοσίους υπαλλήλους ή πολιτικά πρόσωπα
Το τρίτο μέρος ζητά ασυνήθιστους όρους πληρωμής, όπως πληρωμές σε λογαριασμό ο οποίος δεν είναι στην επωνυμία του ή μία πληρωμή σε μία χώρα η οποία δεν είναι η χώρα στην οποία έχει την έδρα του.
Το τρίτο μέρος έχει την φήμη ότι παραβλέπει τα φυσιολογικά κανάλια επιχειρηματικότητας, ιδιαιτέρως για δραστηριότητες που έχουν σχέση με το δημόσιο.

θα πρέπει να εξετάζονται με μεγάλη λεπτομέρεια και εφόσον αποφασισθεί η συνεργασία να λαμβάνονται επιπλέον μέτρα για τη διασφάλιση της εταιρείας σε σχέση με φαινόμενα δωροδοκίας.

Καταγγελίες

Οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται και έχουν υποχρέωση να καταγγέλλουν άμεσα φαινόμενα ή υποψία δωροδοκίας. Τέτοιες περιπτώσεις, μεταξύ άλλων, είναι:

Έγκριση πληρωμής δωροδοκίας
Αποδοχή πλαστών τιμολογίων/αποδείξεων
Παροχή οδηγιών για την υλοποίηση δωροδοκίας

Κανένας εργαζόμενος δε θα υποστεί ζημία γιατί δήλωσε ανησυχίες αναφορικά με φαινόμενα δωροδοκίας, διαφθοράς, ξέπλυμα χρήματος, ανάρμοστες δωρεές και πληρωμές για διευκόλυνση.

Προτάσεις βελτίωσης, ερωτήματα και καταγγελίες θα πρέπει να υποβάλλονται στον Υπεύθυνο Καταπολέμησης Δωροδοκίας.

Συμμόρφωση προς τους Νόμους

Βασική αρχή της εταιρείας είναι η συμμόρφωση και ο σεβασμός προς τους ισχύοντες νόμους, διατάξεις και τους κανονισμούς της Ελλάδας και της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Είναι ατομική ευθύνη και των εργαζομένων να αποφεύγουν κάθε δραστηριότητα, η οποία μπορεί να εμπλέξει την εταιρεία σε παράνομη πράξη.

Η Διοίκηση της εταιρείας παρακολουθεί συστηματικά τη νομοθεσία και τροποποιεί τις σχετικές διαδικασίες και πρακτικές της όταν απαιτείται, φροντίζοντας να ενημερώνει τους εμπλεκόμενους (εργαζόμενοι και τρίτα μέρη).

Τήρηση αρχείων

Η εταιρεία διατηρεί οικονομικά αρχεία και εφαρμόζει τους κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους, που αποδεικνύουν τον επιχειρηματικό λόγο για τον οποίο γίνεται κάθε πληρωμή σε τρίτους.

Όλοι οι λογαριασμοί, τα τιμολόγια και άλλα έγγραφα και αρχεία που σχετίζονται με συναλλαγές με τρίτους πρέπει να συμπληρώνονται και να διατηρούνται με αυστηρή ακρίβεια και πληρότητα. Κανένας λογαριασμός δεν πρέπει να τηρείται εκτός των βιβλίων ώστε να διευκολύνονται ή να αποκρύπτονται ανάρμοστες πληρωμές.

Παρακολούθηση και ανασκόπηση

Η αποτελεσματικότητα της εφαρμογής αυτής της Πολιτικής θα παρακολουθείται και θα αξιολογείται τακτικά, αναφορικά με την καταλληλότητα και την επάρκειά της. Οι βελτιώσεις που θα κρίνονται αναγκαίες, θα εφαρμόζονται το συντομότερο δυνατό.

Για την τήρηση της παρούσας Πολιτικής, της σχετικής νομοθεσίας και των κατευθυντήριων οδηγιών της εταιρείας, θα διενεργούνται περιοδικοί έλεγχοι. Οι έλεγχοι μπορεί να διενεργούνται εσωτερικά ή να ανατεθούν σε εξωτερικούς ελεγκτές.

Σύνοψη

Η KNOWLEDGE A.E δεν ανέχεται καμία μορφή δωροδοκίας ή διαφθοράς και σε καμία περίπτωση δεν θα παράσχει, προσφέρει, ή προσφερθεί να παράσχει, να εγκρίνει ή να ζητήσει από κάποιον να παράσχει, άμεσα ή έμμεσα, οφέλη οποιασδήποτε μορφής σε πρόσωπα, ώστε τα πρόσωπα αυτά να προχωρήσουν, παραβιάζοντας τα καθήκοντά τους, σε πράξη ή παράλειψη. Η KNOWLEDGE A.E. ποτέ δε θα ζητήσει ή θα δεχθεί, άμεσα ή έμμεσα, οφέλη οποιασδήποτε μορφής ή την υπόσχεση αυτών, για να προκαλέσει ή να επιβραβεύσει ανάρμοστες συμπεριφορές με τη μορφή πράξεων ή παραλείψεων που ανακύπτουν από ή συγκρούονται με τα καθήκοντα κάποιου.

Η παρούσα Πολιτική έχει εφαρμογή και παραμένει αμετάβλητη, ανεξάρτητα της γεωγραφικής περιοχής που ασκεί τις δραστηριότητές της η εταιρεία και της μορφής συνεργασιών που έχει αναπτύξει με τρίτους.

Η Πολιτική καθορίζει το πλαίσιο στο οποίο οφείλουν να συμμορφώνονται όλοι οι εργαζόμενοι ανεξαρτήτως εάν τα έθιμα ή οι συνήθειες ορίζουν διαφορετικά.

Αποκλίσεις από την Πολιτική, εκούσιες ή ακούσιες, μπορεί να οδηγήσουν σε πειθαρχικές διώξεις οι οποίες ενδέχεται να έχουν ως αποτέλεσμα την απόλυση λόγω σοβαρού παραπτώματος καθώς και την ποινική δίωξη του εμπλεκόμενου, βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας.

Οι εργαζόμενοι είναι υπεύθυνοι να κατανοήσουν και συμμορφωθούν με τις απαιτήσεις της Πολιτικής έτσι όπως κάθε φορά ισχύει.